1. Doel
Prospects at Work Tilburg (hierna PAWT) hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy van haar cliënten en medewerkers. Dit privacy beleid is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en beschrijft hoe PAWT persoonsgegevens verwerkt, beschermt en bewaart. Het doel is om transparantie te bieden over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens.
2. Verwerking van Persoonsgegevens
2.1 Soorten persoonsgegevens
PAWT verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Algemene persoonsgegevens: naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, burgerlijke staat, etc.
- Contactgegevens: gegevens van begeleiders, ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers.
- Medische- en gedragsgegevens: zoals psychologische onderzoeken en medische informatie.
- Incidentgegevens: beschrijving van incidenten, getroffen maatregelen en letsel.
2.2 Doeleinden van de verwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Uitvoering van begeleidingsovereenkomsten.
- Declaratie en facturatie bij opdrachtgevers, zoals gemeentes en zorgaanbieders.
- Optimalisatie van de zorg- en begeleidingskwaliteit.
- Verwerking en rapportage van incidenten om de veiligheid te waarborgen.
2.3 Grondslagen voor verwerking
PAWT conformeert zich aan de volgende AVG-grondslagen:
- Toestemming: Cliënten geven expliciet toestemming via een toestemmingsverklaring in het intakeformulier.
- Overeenkomst: Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de cliënt of opdrachtgever.
2.4 Beperking tot doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en niet verder verwerkt op een manier die daarmee onverenigbaar is.
3. Beveiliging en Geheimhouding
3.1 Geheimhoudingsclausule
In alle overeenkomsten met medewerkers, stagiaires en opdrachtnemers is een geheimhoudingsclausule opgenomen om vertrouwelijkheid te garanderen.
3.2 Toegang tot persoonsgegevens
- Alleen medewerkers en stagiaires met een functionele noodzaak hebben toegang tot persoonsgegevens.
- Cliëntendossiers worden bewaard in afsluitbare kasten of beveiligde digitale omgevingen.
- Digitale systemen zijn beveiligd met wachtwoorden en tweestapsverificatie. Apparaten worden vergrendeld bij afwezigheid.
3.3 Beveiligde communicatie
PAWT maakt gebruik van Zivver, een beveiligd e-mailplatform met tweefactorauthenticatie, voor de uitwisseling van persoonsgegevens. Dit waarborgt een hoog niveau van gegevensbescherming.
4. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden minimaal 20 jaar bewaard, conform de Jeugdwet. Voor gegevens die onder andere wetgeving vallen (zoals WMO, WLZ en FZ) wordt dezelfde termijn gehanteerd om consistentie te waarborgen.
5. Rechten van Cliënten
5.1 Recht op inzage
Cliënten hebben het recht om hun dossier op verzoek in te zien. Een verzoek kan worden ingediend bij PAWT.
5.2 Correctie en verwijdering
Cliënten kunnen verzoeken om onjuiste of niet-relevante gegevens te corrigeren of te verwijderen. PAWT beoordeelt elk verzoek en handelt dit conform de AVG af.
5.3 Bezwaar maken
Cliënten hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit bezwaar kan schriftelijk worden ingediend bij de verwerkingsverantwoordelijke.
6. Beleid bij Datalekken
Bij een datalek wordt direct actie ondernomen:
- Het datalek wordt binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Betrokkenen worden, indien nodig, geïnformeerd over het lek.
- PAWT registreert alle datalekken en neemt maatregelen om herhaling te voorkomen.
7. Informatievoorziening
7.1 Informeren cliënten
Cliënten worden bij intake geïnformeerd over dit privacy beleid via het cliëntenhandboek. Hierin wordt toegelicht welke gegevens worden verwerkt en waarom.
7.2 Contactgegevens
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen cliënten contact opnemen met de privacyverantwoordelijke:
- Contactpersoon: Mevrouw Kelly Hermans
- E-mail: kelly@pawt.nl
- Telefoonnummer: 06-45152461
8. Klachten
Bij klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen cliënten de interne klachtenprocedure volgen. Deze is beschikbaar via de medewerkers en/of de website van PAWT. Indien nodig kunnen cliënten ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Dit privacy beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving of organisatieontwikkelingen.