1. Doel
Prospects at Work Tilburg (hierna PAWT) vindt het van belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw privacy. Om deze reden hebben wij een privacy procedure opgesteld, welke voldoet aan de normen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG wetgeving).
2. Werkwijze
2.1. PAWT verwerkt persoonsgegevens. Hieronder wordt verstaan:
· Het verzamelen, vastleggen, ordenen en structureren van gegevens;
· Het opslaan, bijwerken of wijzigen van gegevens;
· Het opvragen, raadplegen en gebruiken van gegevens;
· Het verstrekken via doorzending en verspreiden van gegevens;
· Het op één rij plaatsen (aligneren) en combineren van gegevens;
· Het afschermen, wissen en vernietigen van gegevens.
2.2. Er zijn zes grondslagen binnen de AVG die bepalen of gegevens van iemand verwerkt mogen worden. PAWT conformeert zich aan de volgende twee grondslagen:
· U heeft toestemming van de persoon om wie het gaat. In het intakeformulier zit een toestemmingsverklaring verwerkt, waarin de cliënt zelf kan aangeven op welke onderdelen hij wel of geen toestemming verleent.
· Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren. PAWT voert dagbesteding en individuele begeleiding uit in opdracht van o.a. de gemeente Tilburg, maar ook in opdracht van diverse zorgaanbieders.
2.3. Bij het verzamelen van persoonsgegevens wordt, indien praktisch uitvoerbaar, aan de betrokkene aangegeven wat het doel is van de beoogde verwerking. PAWT heeft diverse gegevens nodig, waaronder:
· Algemene persoonsgegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, burgerlijke staat, etc.); De algemene persoonsgegevens heeft PAWT nodig voor de bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie met de cliënt en daarnaast ook voor de verantwoording over de geboden begeleiding (declareren/factureren naar gemeentes e n/of zorgaanbieders).
· Contactgegevens (bv. van een begeleider, ouder en/ of wettelijke vertegenwoordiger); Contactgegevens zijn voor PAWT noodzakelijk zodat zij de zorg met betrokkenen goed kunnen afstemmen en een goede kwaliteit aan begeleiding kunnen leveren.
· Medische- en gedragsgegevens (bv. een psychologisch onderzoek); PAWT gebruikt medische- en gedragsgegevens om goed aan te kunnen sluiten bij de begeleidingsbehoeften van cliënten en zodat zij een goede kwaliteit aan begeleiding kunnen leveren.
· Omschrijving en aard van incidenten m.b.t. cliënten, getroffen maatregelen en letsel PAWT is verplicht melding te maken van incidenten die hebben plaatsgevonden. De gegevens die hiervoor nodig zijn, worden gebruikt om de kwaliteit van de begeleiding te kunnen optimaliseren en waarborgen.
2.4. Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden verwerkt dan die waarvoor zij zijn verkregen.
3. Melding en registratie
3.1. Elke cliënt wordt geïnformeerd over de aanwezigheid van de privacy procedure middels het bedrijfsreglement, welke zij overhandigd krijgen bij het intakeformulier.
3.2. Elke cliënt heeft het recht om zijn/haar eigen dossier te allen tijde in te zien.
3.3. Alle verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens worden ter kennisgeving doorgegeven aan de verwerkingsverantwoordelijke.
3.4. Om optimale bescherming te bieden in het kader van privacy beperken we het interne gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Enkel medewerkers en stagiaires die op basis van hun functie cliëntgegevens nodig hebben, hebben toegang tot de cliëntendossiers.
3.5. De (papieren) dossiers dienen in een afsluitbare ruimte en/of dossierkast opgeslagen te worden. Het netwerk, de computers en laptops zijn allen beveiligd met wachtwoorden en worden afgesloten bij vertrek uit de ruimte, ook als dit maar tijdelijk is. De genomen maatregelen zijn conform de geldende beveiligingsnormen van de zorg.
3.6. De dossiers zijn niet toegankelijk voor onbevoegden. Indien iemand anders de dossiers of onderdelen daarvan wilt inzien, dient toestemming te worden gevraagd aan de cliënt. De cliënt kan deze toestemming ook te allen tijde weer intrekken.
3.7. De uitwisseling van persoonsgegevens wordt, als de cliënt daartoe toestemming heeft gegeven, gedaan via Zivver. Dit is een beveiligd e-mailplatform en heeft een twee factor authenticatie. Op deze manier proberen we de privacy van de cliënt zoveel als mogelijk te waarborgen.
3.8. Indien de cliënt fouten in de verwerking constateert of niet-relevante persoonsgegevens aantreft, kan hij een verzoek doen om deze te wijzigen en/of te verwijderen.
3.9. Na beëindiging van de begeleiding zullen persoonsgegevens ten minste 20 jaar bewaard blijven. Dit is conform de Jeugdwet. Om hier één lijn in te trekken zullen ook de persoonsgegevens van cliënten, welke vallen onder een andere wet- en regelgeving, zoals de WMO, de WLZ en FZ, ten minste 20 jaar worden bewaard.
4. Heeft u een vraag en/of een klacht?
4.1. Indien u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens of over de privacy procedure kunt u contact opnemen met mevrouw Kelly Hermans, te bereiken via kelly@pawt.nl of 06-45152461.
4.2. Wanneer u een klacht heeft over de manier waarop PAWT met persoonsgegevens omgaat, mag u deze bij ons indienen. Hiervoor willen wij u vragen de klachten procedure te raadplegen. Deze is op te vragen bij de medewerkers.
